Serviceproces ondersteuning cliënt en medewerker

Stappen

• 

  Stap 1 - Verzamel wat al is vastgelegd in de Service Blueprint

  Begin met het verzamelen van alle informatie die eerder is besproken over het serviceproces. Pak de Service Blueprint erbij die je eerder hebt gemaakt. In deze blueprint staat vaak al beschreven waar medewerkers vragen kunnen stellen als de technologie niet werkt, wie een melding oppakt, hoe storingen worden afgehandeld, hoe updates verlopen en welke rollen al duidelijk zijn. Door deze informatie te bundelen krijg je een goed beeld van wat er al bestaat en wat nog uitgewerkt moet worden. 

  Begin met het verzamelen van alle informatie die eerder is besproken over het serviceproces. Pak de Service Blueprint erbij die je eerder hebt gemaakt. In deze blueprint staat vaak al beschreven waar medewerkers vragen kunnen stellen als de technologie niet werkt, wie een melding oppakt, hoe storingen worden afgehandeld, hoe updates verlopen en welke rollen al duidelijk zijn. Door deze informatie te bundelen krijg je een goed beeld van wat er al bestaat en wat nog uitgewerkt moet worden. 

• 

  Stap 2 - Bekijk het voorbeeld-serviceproces

  In deze methode staat het voorbeeld Serviceproces bij vragen en technische problemen. Dit voorbeeld laat zien hoe je vragen, storingen en technische problemen kunt afhandelen. Bespreek het voorbeeld met de projectgroep en de leverancier. Gebruik het als inspiratie om te bepalen wat voor jullie situatie relevant is en wat je wilt overnemen of aanpassen. 

  In deze methode staat het voorbeeld Serviceproces bij vragen en technische problemen. Dit voorbeeld laat zien hoe je vragen, storingen en technische problemen kunt afhandelen. Bespreek het voorbeeld met de projectgroep en de leverancier. Gebruik het als inspiratie om te bepalen wat voor jullie situatie relevant is en wat je wilt overnemen of aanpassen. 

• 

  Stap 3 - Maak jullie eigen serviceproces

  Beschrijf en visualiseer het serviceproces. Doe dit samen met enkele zorgmedewerkers, applicatieondersteuning, digi-coaches, het ICT-team en de leverancier. Kijk eerst of er binnen jullie organisatie een vast format bestaat voor het uitwerken van processen.
  
  Gebruik dat format waar mogelijk, zodat jullie werkwijze aansluit bij bestaande afspraken en herkenbaar is voor medewerkers. Beschrijf en visualiseer hoe het serviceproces werkt en leg vast wie welke stap uitvoert. Maak ook duidelijk hoe updates verlopen, zoals softwarewijzigingen. Begin bij de leverancier en werk het proces uit tot aan de cliënt. Zo ontstaat een helder en passend proces dat aansluit bij de manier van werken binnen jullie organisatie.

  Beschrijf en visualiseer het serviceproces. Doe dit samen met enkele zorgmedewerkers, applicatieondersteuning, digi-coaches, het ICT-team en de leverancier. Kijk eerst of er binnen jullie organisatie een vast format bestaat voor het uitwerken van processen.
  
  Gebruik dat format waar mogelijk, zodat jullie werkwijze aansluit bij bestaande afspraken en herkenbaar is voor medewerkers. Beschrijf en visualiseer hoe het serviceproces werkt en leg vast wie welke stap uitvoert. Maak ook duidelijk hoe updates verlopen, zoals softwarewijzigingen. Begin bij de leverancier en werk het proces uit tot aan de cliënt. Zo ontstaat een helder en passend proces dat aansluit bij de manier van werken binnen jullie organisatie.

• 

  Stap 4 - Probeer het serviceproces uit bij kleinschalige ingebruikname

  Let tijdens de kleinschalige start goed op hoe het serviceproces werkt in de praktijk. Kijk hoe medewerkers en cliënten vragen stellen, hoe meldingen worden opgepakt en hoe storingen worden opgelost. Bespreek of het proces aansluit bij de dagelijkse praktijk. Pas het aan wanneer iets niet duidelijk, handig of werkbaar blijkt. 

  Let tijdens de kleinschalige start goed op hoe het serviceproces werkt in de praktijk. Kijk hoe medewerkers en cliënten vragen stellen, hoe meldingen worden opgepakt en hoe storingen worden opgelost. Bespreek of het proces aansluit bij de dagelijkse praktijk. Pas het aan wanneer iets niet duidelijk, handig of werkbaar blijkt. 

• 

  Stap 5 - Volg hoe het proces werkt bij grootschalige ingebruikname

  Bij grootschalige ingebruikname heb je een serviceproces dat zich in het klein al bewezen heeft. Kijk goed hoe het werkt wanneer meer medewerkers en cliënten ermee gaan werken. Soms zijn extra afspraken of aanpassingen nodig wanneer het aantal vragen stijgt of wanneer de werkwijze verandert. Voor blijvend gebruik van de technologie is goede ondersteuning belangrijk. Leg het serviceproces na afloop van het project neer bij een vaste verantwoordelijke die het beheer voortzet. 

  Bij grootschalige ingebruikname heb je een serviceproces dat zich in het klein al bewezen heeft. Kijk goed hoe het werkt wanneer meer medewerkers en cliënten ermee gaan werken. Soms zijn extra afspraken of aanpassingen nodig wanneer het aantal vragen stijgt of wanneer de werkwijze verandert. Voor blijvend gebruik van de technologie is goede ondersteuning belangrijk. Leg het serviceproces na afloop van het project neer bij een vaste verantwoordelijke die het beheer voortzet.