Businesscase en Mini-HTA

*Een goede afbakening van je businesscase helpt je in gesprekken met stakeholders of collega’s om de meerwaarde scherper in beeld te brengen. Het maakt je businesscase realistisch en geloofwaardig. Zo creëer je steun voor je plan. 

Lees je in op wat een businesscase inhoudt. Zo krijg je een beeld van de stappen die je doorloopt en welke informatie je nodig hebt. Betrek de businesscontroller en inkoper bij voorkeur vanaf het begin. Neem de drie voorbeeld-businesscases globaal door. Je kunt ook het webinar kijken, dat je onder deze methode bij verdieping vindt. 

Gebruik het werkdocument Afbakenen om vast te leggen waar de businesscase wel en niet over gaat. Neem hierbij inzichten mee uit de WaardeWijzer en andere eerder gemaakte documenten, zoals de gebruikersfuncties en de Service Blueprint. Die geven de context weer van de nieuwe situatie met de technologie.  

Bespreek met je opdrachtgever (bestuur of manager) en eventuele financiers (bijvoorbeeld zorgkantoor) welke verwachtingen zij hebben van de businesscase. Neem hen mee in je eerste afbakening en vraag welk bewijs zij nodig hebben om een besluit te kunnen nemen over de grootschalige ingebruikname van de technologie.

Vraag ook welke criteria zij in de rapportage willen terugzien. Zo weet je waar het zwaartepunt van de businesscase moet liggen en welke resultaten je moet opleveren. Geef daarnaast duidelijk aan wat jij van hen nodig hebt, zoals financiering van de eenmalige kosten of tijd en betrokkenheid om de businesscase gezamenlijk op te stellen. Leg de informatie vast in het document Afbakenen.  En zet in de WaardeWijzer een link naar dit document. 

In de InnovatieRoute bepalen we de meerwaarde en mogelijke risico’s van de technologie met de Mini-HTA. HTA staat voor Health Technology Assessment. Je verzamelt systematisch informatie over de voorwaarden en gevolgen van de inzet van een technologie voor een organisatie, inclusief kosten en baten. 

In de infographic Mini-HTA innovatie gehandicaptenzorg kun je er meer over lezen. Waardebepaling staan vier veelgebruikte methodieken toegelicht. 

 De Mini-HTA  geeft je inzicht in: 

• De domeinen waarin de te verwachten kosten en baten liggen, zie domeinanalyse (stap 6).  
• De kosten en baten die je moet gaan kwantificeren (stap 8-10).  
• Een overzicht van literatuur, dat je kunt gebruiken bij het kwantificeren.  

 De projectleider, business controller en inkoper vullen de Mini-HTA bij voorkeur samen in.  

Vraag voor het verzamelen van informatie ook hulp aan iemand die ervaring heeft met het zoeken en beoordelen van (wetenschappelijke) literatuur.  

Het invullen van de Mini-HTA kost 40 tot 120 uur en vormt een belangrijke basis voor de vervolgstappen van de businesscase. Gebruikt jouw organisatie een andere methodiek voor waardebepaling? Dan kun je die inzetten. In het document Methodieken

Beantwoord de vragen in het werkdocument Mini-HTA. Deze gaan over de technologie, de verwachte toegevoegde waarde voor cliënten en zorgmedewerkers en de economische en procesmatige gevolgen voor de organisatie. 

Verzamel hiervoor informatie uit: 

• De WaardeWijzer.  
  
  
• Gesprekken met experts binnen en buiten je eigen organisatie. Denk aan financiën, informatisering & automatisering, managers en bestuurders, cliënten- en verwanten(raden), leverancier en zorgkantoren. Leg snel contact met hen; ze hebben vaak even tijd nodig om jou de juiste informatie aan te leveren. 
  
  
• (Wetenschappelijke) literatuur. Hier vind je resultaten van eerder literatuuronderzoek op vijf thema’s in de gehandicaptenzorg. Ga zelf op zoek naar andere bronnen, bijvoorbeeld via Google Scholar. In het document Mini-HTA Innovatie Gehandicaptenzorg vind je criteria om de bronnen te beoordelen.  

Licht bij elk antwoord toe hoe zeker je bent van de informatie. De economische kosten bereken je in het Excel werkdocument Kosten technologie, of in een eigen instrument van jullie organisatie. Denk aan implementatiekosten zoals opleiding, trainingen, set-upkosten en licentiekosten. Maar ook investeringen in de technologie zelf, abonnementen en onderhoud.  

Zijn bepaalde kosten op dit moment nog niet aan de orde, maar later wel, ga dan uit van de situatie waarin je deze kosten wel betaalt. 

*Met de informatie uit de Mini-HTA maak je een concept-boomdiagram van de zorgtechnologie. Dit diagram laat in één overzicht zien waar de meerwaarde wordt verwacht en voor wie of welk onderdeel van de organisatie dit geldt; dat noemen we de domeinen. Je toetst deze eerste versie later in interviews met experts. Ter inspiratie kun je de domeinanalyses uit de voorbeeld-businesscases bekijken. Als je de effectenkaart al kent: die werkt op een vergelijkbare manier en geeft ook inzicht in domeinen. 

Analyseer de antwoorden op de vragen 4 tot en met 20 van de Mini-HTA over de innovatie, de situatie van de client en de organisatorische gevolgen. Bepaal vervolgens de belangrijkste domeinen en maak per domein een lijst met verwachte effecten. Beperk de lijst tot de kern van de meerwaarde per domein en neem dit op in het document Domeinanalyse. Geef aan of het effect positief of negatief is en richt je op de meerwaarde die op dit moment wordt verwacht. Je kunt in de toelichting onderscheid maken tussen korte en langere termijn. 

Analyseer daarna de informatie uit de Mini-HTA over de verwachte kosten van de zorgtechnologie. Voeg het domein van de kosten toe aan het boomdiagram in het document Domeinanalyse. Schrijf in de notities van de domeinanalyse de gekozen effecten uit. Die kun je later gebruiken voor gesprekken en rapportage. 

Door je aannames bij experts te toetsen scherp de domeinanalyse aan en kom je tot de kern. Met interviews verrijk je de domeinanalyse én creëer je betrokkenheid. Dit komt de implementatie ten goede. 

Interview hiervoor minimaal drie personen, er is geen maximum. Bepaal met behulp van je stakeholderanalyse welke experts je gaat interviewen. Denk aan de gebruikers, de controller(s), zorginkoop, een zorgkantoor en de leverancier. Leg de gegevens van deze mensen en de resultaten van de interviews vast in de bijlage Expertinterviews van het document Businesscase. 

Nodig de experts uit voor een interview van een half uur. Je kunt de domeinanalyse vooraf toesturen, met de vraag of zij hun praktijk hierin herkennen. Vraag vooraf toestemming om 

• Een opname te maken die je kunt terugluisteren. 
• De businesscase te illustreren met quotes uit het gesprek.
• De geïnterviewde op een later tijdstip te benaderen bij vragen. 

Start het interview met een open vraag, bijvoorbeeld welke meerwaarde de expert ziet in de zorgtechnologie voor de doelgroep. Zo’n open perspectief biedt ruimte voor nieuwe inzichten. Vraag hen naar geaccepteerd bewijs; wanneer vinden de experts iets voldoende bewezen? 

Je kunt de meerwaarde ook direct vanuit de domeinanalyse toetsen door te vragen of er nog zaken missen of onjuist zijn. Krijg je geen nieuwe informatie meer? Dan kun je aannemen dat je de meerwaarde voldoende in beeld hebt. 

Gebruik de domeinanalyse als startpunt voor de financiële berekening. Bepaal welke methodiek je gebruikt voor het kwantificeren van de baten. Je kunt bijvoorbeeld werken met Return on Investment (ROI), een Kosten-Batenanalyse (KBA) of een Budget-Impact Analyse (BIA). Zie ook het E-health waardenmodel. Businesscases onderbouw je zoveel mogelijk met baten uit wetenschappelijk onderzoek.  

Omdat er binnen de gehandicaptenzorg nog weinig wetenschappelijk onderzoek naar zorgtechnologie beschikbaar Is, kun je ook literatuur uit andere sectoren gebruiken, zoals de ouderenzorg. Als er geen harde cijfers zijn, geef dan aan waar je de grootste kosten en baten verwacht.

Neem het geaccepteerd bewijs van je opdrachtgever of financiers als uitgangspunt voor je zoekopdrachten naar literatuur. Daarmee kun je het gesprek over financiering goed onderbouwen.

Breng alle kosten in beeld. Je kunt deze meestal eenvoudig achterhalen via facturen of opgaven van de leverancier. Maak daarbij onderscheid tussen eenmalige kosten (zoals training, implementatie, set-up en aanschaf) en structurele kosten (zoals abonnementen, onderhoud en licenties). 

Gebruik ook je eigen ervaring uit de kleinschalige start om een realistische inschatting te maken. Maak je bepaalde kosten nu nog niet, ga dan uit van een situatie waarin deze kosten in de toekomst wel noodzakelijk zijn. 

Bereken verschillende scenario’s, vooral wanneer er weinig onderzoek beschikbaar is: 

1) Een conservatief scenario, waarbij je bijvoorbeeld 10% van de baten meeneemt in het resultaat.  
2) Een minder conservatief scenario, waarbij je bijvoorbeeld 20% van de baten meeneemt in het resultaat.  

Wanneer de gevonden literatuur grote overeenkomst heeft met de doelgroep, dan gebruik je hogere percentages. Zorg er wel voor dat je de baten niet overschat en ze realistisch houdt.  

Baten die logisch zijn, maar waarvoor je geen literatuur hebt, neem je mee als pro memoriepost (PM-post). Geef aan of je verwacht dat deze PM-posten positief of negatief veranderen door de zorgtechnologie. Bepaal tenslotte het resultaat inclusief en exclusief eenmalige kosten. Dit zijn kosten voor het eerste jaar en de daaropvolgende jaren.  

Bekijk ook het voorbeeld ‘Kwantificeren van de app signaLEREN’. De toelichting maakt het kwantificeren concreter. 

Tips  

• Gebruik een Excel-document om de berekening te maken. Maak voor elke baat een apart tabblad met de berekening. Voeg een link toe naar het artikel.
  
  
• Probeer een realistische kosten-batenanalyse te maken. Overschat de baten niet, maar onderschat het ook niet. Het kan bijdragen aan een dialoog en scherper gesprek: Waar hebben we het over en wat zien we?
  
  
• Ga na of de leverancier een kosten-batenanalyse heeft gemaakt. Vergelijk jouw berekening met die van de leverancier en kijk waar verschillen vandaan komen.

*Je bent toe aan het schrijven van je eerste schets van je Businesscase. Deze toets je met betrokkenen, voordat je gegevens voor je Businesscase in de praktijk van de kleinschalige en grootschalige ingebruikname gaat verzamelen. 

Breng alle informatie samen in het document Businesscase. En bereid een presentatie voor om de essentie van je rapport te bespreken: het overzicht van de domeinanalyse na de expertinterviews (PowerPoint) en de uitkomsten van de kosten-batenanalyse (Excel) met de onderbouwing van beide. 

Leg je rapport of presentatie voor aan opdrachtgever, andere belangrijke stakeholders en projectgroep. Vraag om feedback op de inhoud, de aannames en de gemaakte keuzes. Mogelijk levert dit nog vragen op die je mee kunt nemen tijdens later onderzoek.