Draaiboek voor implementatie op locatie

Stappen

• 

  Stap 1 - Voorbereiding

  Het uitvoeringsteam en het projectteam maken samen een concept-draaiboek. Met deze groep mensen heb je oog voor de overstijgende én voor heel praktische zaken. Dit draaiboek test je op de eerste locatie. Daarna kun je het steeds per locatie op maat maken voor het uitvoeringsteam.  

  Plan een eerste werksessie. Verzamel vooraf alle documenten die tot nu toe zijn voorbereid voor de invoering op locatie. Ga na of alle relevante stakeholders van de locatie vertegenwoordigd zijn in het uitvoeringsteam. Gebruik de eerder gemaakte RASCI van je team als uitgangspunt voor de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling. 

  Het uitvoeringsteam en het projectteam maken samen een concept-draaiboek. Met deze groep mensen heb je oog voor de overstijgende én voor heel praktische zaken. Dit draaiboek test je op de eerste locatie. Daarna kun je het steeds per locatie op maat maken voor het uitvoeringsteam.  

  Plan een eerste werksessie. Verzamel vooraf alle documenten die tot nu toe zijn voorbereid voor de invoering op locatie. Ga na of alle relevante stakeholders van de locatie vertegenwoordigd zijn in het uitvoeringsteam. Gebruik de eerder gemaakte RASCI van je team als uitgangspunt voor de taak- en verantwoordelijkheidsverdeling. 

• 

  Stap 2 - Concept-draaiboek opstellen

  Geef een introductie aan alle aanwezigen over het doel van het draaiboek. Pak het lege werkdocument erbij en licht de aanpak toe. Breng wat je voor de uitvoeringsteams al ontwikkeld hebt nog even in herinnering. Denk aan processen, hulpmiddelen en instructies. 

   Aanpak: 

  • Ga samen na welke elementen voor de eerste locatie belangrijk zijn. Vul aan met ontbrekende onderwerpen.
  • Verdeel de groep in subgroepjes met leden van zowel uitvoerings- als projectteam. Verdeel de taken voor het invullen van de onderdelen van het draaiboek.
    
    
  • Laat de groepjes rouleren over de onderdelen, zodat iedereen elkaar kan aanvullen. 
    
    
  • Wees er scherp op dat de aanpak aansluit bij de behoeften van het team en cliënten.    

  Geef een introductie aan alle aanwezigen over het doel van het draaiboek. Pak het lege werkdocument erbij en licht de aanpak toe. Breng wat je voor de uitvoeringsteams al ontwikkeld hebt nog even in herinnering. Denk aan processen, hulpmiddelen en instructies. 

   Aanpak: 

  • Ga samen na welke elementen voor de eerste locatie belangrijk zijn. Vul aan met ontbrekende onderwerpen.
  • Verdeel de groep in subgroepjes met leden van zowel uitvoerings- als projectteam. Verdeel de taken voor het invullen van de onderdelen van het draaiboek.
    
    
  • Laat de groepjes rouleren over de onderdelen, zodat iedereen elkaar kan aanvullen. 
    
    
  • Wees er scherp op dat de aanpak aansluit bij de behoeften van het team en cliënten.    
• 

  Stap 3 - feedback op het concept-draaiboek

  Voeg de onderdelen samen in een concept-draaiboek en voeg er een tijdlijn aan toe. Leg het concept voor aan het hele uitvoeringsteam van de eerste locatie. Bespreek de aanpak eventueel tijdens een tweede werksessie. Is het concept voldoende praktisch en haalbaar? Vraag feedback, zodat je knelpunten kunt oplossen.  

  Voeg de onderdelen samen in een concept-draaiboek en voeg er een tijdlijn aan toe. Leg het concept voor aan het hele uitvoeringsteam van de eerste locatie. Bespreek de aanpak eventueel tijdens een tweede werksessie. Is het concept voldoende praktisch en haalbaar? Vraag feedback, zodat je knelpunten kunt oplossen.  

• 

  Stap 4 - Test je draaiboek bij de kleinschalige start

  Gebruik het draaiboek op de eerste locatie om te zien hoe het in de praktijk werkt. Evalueer de aanpak eruit met enkele leden van het projectteam en het uitvoeringsteam. Verwerk verbeterpunten en tips in het concept, zodat de volgende locatie hier weer voordeel van heeft.  

  Gebruik het draaiboek op de eerste locatie om te zien hoe het in de praktijk werkt. Evalueer de aanpak eruit met enkele leden van het projectteam en het uitvoeringsteam. Verwerk verbeterpunten en tips in het concept, zodat de volgende locatie hier weer voordeel van heeft.  

• 

  Stap 5 - Gebruik het draaiboek voor elke locatie

  Je hebt nu een basis-draaiboek. Bespreek het met het uitvoeringsteam van iedere nieuwe locatie en pas het steeds aan op de behoeften van cliënten, naasten en medewerkers van die specifieke locatie. Na iedere locatie ga je bij de evaluatie na of er verbeterpunten of tips zijn die je op wilt nemen in het basis-draaiboek. 

  Je hebt nu een basis-draaiboek. Bespreek het met het uitvoeringsteam van iedere nieuwe locatie en pas het steeds aan op de behoeften van cliënten, naasten en medewerkers van die specifieke locatie. Na iedere locatie ga je bij de evaluatie na of er verbeterpunten of tips zijn die je op wilt nemen in het basis-draaiboek.