Toestemmingsverklaring en informatiebrief voor testen en onderzoek

Stappen

• 

  Stap 1 - Maak je eigen brief en verklaring

  Maak gebruik van de werkdocumenten bij deze methode. De tekst, die grijs gemarkeerd is, kun je aanpassen voor gebruik bij je eigen test of onderzoek.   

  De documenten zijn gericht aan de cliënt. Met enkele aanpassingen kun je deze ook richten aan de cliëntvertegenwoordiger, de wettelijke vertegenwoordiger of medewerkers, afhankelijk van wie je vraagt deel te nemen aan de test of het onderzoek. 

  Geef de documenten jullie eigen huisstijl en logo. Dit geeft vertrouwen en zorgt voor herkenbaarheid, collega’s van communicatie kunnen je hierbij helpen.   

  Hou er bij het schrijven rekening mee dat je zo eenvoudig mogelijke taal gebruikt (B1 niveau). Om na te gaan of de brief begrijpelijk is geschreven kun je deze laten lezen door een cliënt of een naaste uit de doelgroep.   

  Maak gebruik van de werkdocumenten bij deze methode. De tekst, die grijs gemarkeerd is, kun je aanpassen voor gebruik bij je eigen test of onderzoek.   

  De documenten zijn gericht aan de cliënt. Met enkele aanpassingen kun je deze ook richten aan de cliëntvertegenwoordiger, de wettelijke vertegenwoordiger of medewerkers, afhankelijk van wie je vraagt deel te nemen aan de test of het onderzoek. 

  Geef de documenten jullie eigen huisstijl en logo. Dit geeft vertrouwen en zorgt voor herkenbaarheid, collega’s van communicatie kunnen je hierbij helpen.   

  Hou er bij het schrijven rekening mee dat je zo eenvoudig mogelijke taal gebruikt (B1 niveau). Om na te gaan of de brief begrijpelijk is geschreven kun je deze laten lezen door een cliënt of een naaste uit de doelgroep.   

• 

  Stap 2 - Zorg voor ondertekening en opslag

  Spreek af hoe je de verklaring en brief aan de beoogde deelnemers stuurt. Zorg daarbij altijd dat de deelnemer aan de test of het onderzoek een kopie krijgt van de ondertekende toestemmingsverklaring. 

  Zorgvuldige omgang met dit soort documenten is van belang vanwege de privacywetgeving. Archiveer de ondertekende brief daarom op een afgesloten veilige plek binnen de organisatie, zodat alleen de hoofdonderzoeker of onderzoeksassistent er bij kan.  Zorg er gelijk voor dat je je aan de bewaartermijn houdt. Regel hiervoor dat de verklaringen op het juiste moment worden vernietigd, ook wanneer collega's van functie of baan wisselen.

  Spreek af hoe je de verklaring en brief aan de beoogde deelnemers stuurt. Zorg daarbij altijd dat de deelnemer aan de test of het onderzoek een kopie krijgt van de ondertekende toestemmingsverklaring. 

  Zorgvuldige omgang met dit soort documenten is van belang vanwege de privacywetgeving. Archiveer de ondertekende brief daarom op een afgesloten veilige plek binnen de organisatie, zodat alleen de hoofdonderzoeker of onderzoeksassistent er bij kan.  Zorg er gelijk voor dat je je aan de bewaartermijn houdt. Regel hiervoor dat de verklaringen op het juiste moment worden vernietigd, ook wanneer collega's van functie of baan wisselen.