Leverancierskeuze

Stappen

• 

  Stap 1 - Voorbereiding met je projectteam

  Informeer je projectteam dat je nu gaat starten met de leverancierselectie, als vervolg op de voorselectie bij Type technologieën. Maak samen een definitieve keuze voor de leveranciers die je daadwerkelijk wilt uitnodigen voor het selectieproces. Het is aan te raden om drie tot maximaal vijf leveranciers te selecteren, inclusief eventuele huidige leveranciers. 

  Vul per leverancier het werkdocument ‘Verdiepende vragen leverancier’ zorgvuldig en zover mogelijk in.  Zo bereid je je goed voor op de vervolgstappen.  

  Informeer je projectteam dat je nu gaat starten met de leverancierselectie, als vervolg op de voorselectie bij Type technologieën. Maak samen een definitieve keuze voor de leveranciers die je daadwerkelijk wilt uitnodigen voor het selectieproces. Het is aan te raden om drie tot maximaal vijf leveranciers te selecteren, inclusief eventuele huidige leveranciers. 

  Vul per leverancier het werkdocument ‘Verdiepende vragen leverancier’ zorgvuldig en zover mogelijk in.  Zo bereid je je goed voor op de vervolgstappen.  

• 

  Stap 2 - Voorbereidende afspraak per leverancier

  Maak met elke leverancier een (online) afspraak en bereid de leverancier voor op het selectieproces en de documenten die je daarbij gebruikt: Gebruikersfuncties en Producteigenschappen.  

  Vul het werkdocument ‘Verdiepende vragen leverancier’ samen met de projectgroep en de leverancier verder aan. Bied aan om beschikbaar te zijn bij tussentijdse vragen en geef een duidelijke deadline voor het aanleveren van de documenten. 

  Vraag de leverancier om referentieorganisaties waarmee jullie contact kunnen leggen. Of ga via je netwerk na wie er al met de leveranciers en producten werkt.  Referentiebezoeken of –gesprekken zijn nuttig om te leren over ervaringen van anderen. 

  Maak met elke leverancier een (online) afspraak en bereid de leverancier voor op het selectieproces en de documenten die je daarbij gebruikt: Gebruikersfuncties en Producteigenschappen.  

  Vul het werkdocument ‘Verdiepende vragen leverancier’ samen met de projectgroep en de leverancier verder aan. Bied aan om beschikbaar te zijn bij tussentijdse vragen en geef een duidelijke deadline voor het aanleveren van de documenten. 

  Vraag de leverancier om referentieorganisaties waarmee jullie contact kunnen leggen. Of ga via je netwerk na wie er al met de leveranciers en producten werkt.  Referentiebezoeken of –gesprekken zijn nuttig om te leren over ervaringen van anderen. 

• 

  Stap 3 - Leverancier vult eigen oplossingen in

  Aan de hand van de documenten Gebruikersfuncties en Producteigenschappen vult de leverancier de mogelijke oplossingen per producteigenschap in bij kolom F van het werkdocument Producteigenschappen. Mogelijk is er nog tussentijds contact bij onduidelijkheden. Het resultaat stuurt de leverancier retour aan de contactpersoon van de projectgroep.

  Aan de hand van de documenten Gebruikersfuncties en Producteigenschappen vult de leverancier de mogelijke oplossingen per producteigenschap in bij kolom F van het werkdocument Producteigenschappen. Mogelijk is er nog tussentijds contact bij onduidelijkheden. Het resultaat stuurt de leverancier retour aan de contactpersoon van de projectgroep.

• 

  Stap 4 - Overzicht met informatie van alle leveranciers

  Bespreek de informatie die je per leverancier hebt verzameld met je projectgroep, zodat je een totaalbeeld krijgt van de voorgestelde oplossingen en de manier waarop deze zijn beschreven. Focus op wat er wordt aangeboden en wat opvalt in de aanpak en los eventuele onduidelijkheden op. Mogelijk vallen er in deze fase al leveranciers af, omdat ze helemaal niet aan de verwachting kunnen voldoen.   

  Bespreek de informatie die je per leverancier hebt verzameld met je projectgroep, zodat je een totaalbeeld krijgt van de voorgestelde oplossingen en de manier waarop deze zijn beschreven. Focus op wat er wordt aangeboden en wat opvalt in de aanpak en los eventuele onduidelijkheden op. Mogelijk vallen er in deze fase al leveranciers af, omdat ze helemaal niet aan de verwachting kunnen voldoen.   

• 

  Stap 5 - Voorbereiden van presentaties door de leveranciers

  Plan één dag, of maximaal twee dagen kort na elkaar, waarop alle leveranciers hun voorstel kunnen presenteren. Het document Briefing leverancier kun je op maat maken en aan de leverancier toesturen. Zo maak je verwachtingen vooraf helder en voorkom je teleurstelling. 

  Nodig naast de projectgroep collega’s en cliënten uit die bij eerdere stappen betrokken waren, zorg voor vervanging indien nodig. Informeer alle deelnemers vooraf over het programma en hun rol.  

  Spreek af wie namens het team de leveranciers ontvangt en wie notities maakt. Denk ook aan praktische zaken zoals een lunch en voldoende pauzes. 

  Plan één dag, of maximaal twee dagen kort na elkaar, waarop alle leveranciers hun voorstel kunnen presenteren. Het document Briefing leverancier kun je op maat maken en aan de leverancier toesturen. Zo maak je verwachtingen vooraf helder en voorkom je teleurstelling. 

  Nodig naast de projectgroep collega’s en cliënten uit die bij eerdere stappen betrokken waren, zorg voor vervanging indien nodig. Informeer alle deelnemers vooraf over het programma en hun rol.  

  Spreek af wie namens het team de leveranciers ontvangt en wie notities maakt. Denk ook aan praktische zaken zoals een lunch en voldoende pauzes. 

• 

  Stap 6 - Uitvoeren en nabespreken van de presentaties

  Spreek met de groep af om een half uur vóór de eerste presentatie samen te komen. Dat biedt gelegenheid voor een korte introductie over het programma en de doelen.  

  Zorg voor geprinte werkdocumenten van de gebruikersfuncties, producteigenschappen en verdiepende vragen op A3-formaat voor aantekeningen. En regel aangepaste materialen en begeleiding voor aanwezige cliënten.  

  Houd rekening met de energie en concentratie van de deelnemers. Ga na wat cliënten belangrijk vinden, zodat hun perspectief goed meegenomen wordt. Dit helpt om de aandacht vast te houden en zorgt voor een actieve en betrokken sfeer. Het is een interactieve dag: je doet het samen. Dat versterkt het teamgevoel en de betrokkenheid bij de uiteindelijke keuze.  

  Elke leverancier krijgt gelegenheid om met een projectleider en een technisch specialist maximaal één uur te presenteren. Na elke presentatie evalueert de groep de presentatie 20-30 minuten. Dit gaat over de inhoud, en over de manier waarop de leverancier de groep heeft benaderd. Let op zaken als: rekening houden met alle aanwezigen zoals cliënten of naasten, enthousiasme, interactie en het beeld van de mogelijke samenwerking. Leg het gesprek vast en zorg voor een samenvatting voordat je de volgende leverancier ontvangt.   

  Spreek met de groep af om een half uur vóór de eerste presentatie samen te komen. Dat biedt gelegenheid voor een korte introductie over het programma en de doelen.  

  Zorg voor geprinte werkdocumenten van de gebruikersfuncties, producteigenschappen en verdiepende vragen op A3-formaat voor aantekeningen. En regel aangepaste materialen en begeleiding voor aanwezige cliënten.  

  Houd rekening met de energie en concentratie van de deelnemers. Ga na wat cliënten belangrijk vinden, zodat hun perspectief goed meegenomen wordt. Dit helpt om de aandacht vast te houden en zorgt voor een actieve en betrokken sfeer. Het is een interactieve dag: je doet het samen. Dat versterkt het teamgevoel en de betrokkenheid bij de uiteindelijke keuze.  

  Elke leverancier krijgt gelegenheid om met een projectleider en een technisch specialist maximaal één uur te presenteren. Na elke presentatie evalueert de groep de presentatie 20-30 minuten. Dit gaat over de inhoud, en over de manier waarop de leverancier de groep heeft benaderd. Let op zaken als: rekening houden met alle aanwezigen zoals cliënten of naasten, enthousiasme, interactie en het beeld van de mogelijke samenwerking. Leg het gesprek vast en zorg voor een samenvatting voordat je de volgende leverancier ontvangt.   

• 

  Stap 7 - Gezamenlijk een totaalbeeld vormen

  Bespreek  tijdens een sessie van 2 à 3 uur met de projectgroep alle verzamelde informatie: de samenvattingen van de presentaties, de ingevulde werkdocumenten en de antwoorden op de verdiepende vragen.  

  In het werkdocument Producteigenschappen loop je per producteigenschap na in hoeverre je vindt dat de leverancier een passende oplossing kan bieden, dit noteer je in kolom G. Bespreek per leverancier de uitkomsten en beoordeel in hoeverre de oplossingen aansluiten bij de behoeften. Vul waar nodig informatie aan.  

  Bespreek  tijdens een sessie van 2 à 3 uur met de projectgroep alle verzamelde informatie: de samenvattingen van de presentaties, de ingevulde werkdocumenten en de antwoorden op de verdiepende vragen.  

  In het werkdocument Producteigenschappen loop je per producteigenschap na in hoeverre je vindt dat de leverancier een passende oplossing kan bieden, dit noteer je in kolom G. Bespreek per leverancier de uitkomsten en beoordeel in hoeverre de oplossingen aansluiten bij de behoeften. Vul waar nodig informatie aan.  

• 

  Stap 8 - Maak een keuze voor een leverancier

  De projectgroep maakt samen de keuze voor een leverancier. Betrek de opdrachtgever en een inkoper bij het keuzeproces; zij kunnen helpen om tot een goed onderbouwde keuze te komen. Breng tot slot je advies uit aan het management.  

  Er zijn verschillende manieren om leveranciers met elkaar te vergelijken. Als projectgroep bepaal je zelf welke aanpak het beste past. Een praktische methode is om één overzicht te maken van alle producteigenschappen, waarin je de informatie van alle leveranciers samenvoegt. Je kunt dan markeren welke leverancier een eigenschap het beste invult. Daarnaast kun je leveranciers beoordelen op verschillende onderdelen, zoals: technische oplossingen, samenwerking & communicatie, innoverend vermogen, betrouwbaarheid van de organisatie en ervaring met de gehandicaptenzorg.  

  Werk niet met scores of cijfers, die kunnen het beeld vertekenen. Het gaat juist om het totaalbeeld van de leveranciers en het gesprek daarover. Welke verschillen zien we? Is er een leverancier die eruit springt? Wie is technisch sterk? Wie blinkt uit in service?  Welke partij geeft het meeste vertrouwen? Welke leverancier sluit het beste aan bij de organisatie?  

  Met het bespreken van deze vragen, ontstaat een breed gedragen keuze die past bij de behoeften van de organisatie én de cliënten.  

  De projectgroep maakt samen de keuze voor een leverancier. Betrek de opdrachtgever en een inkoper bij het keuzeproces; zij kunnen helpen om tot een goed onderbouwde keuze te komen. Breng tot slot je advies uit aan het management.  

  Er zijn verschillende manieren om leveranciers met elkaar te vergelijken. Als projectgroep bepaal je zelf welke aanpak het beste past. Een praktische methode is om één overzicht te maken van alle producteigenschappen, waarin je de informatie van alle leveranciers samenvoegt. Je kunt dan markeren welke leverancier een eigenschap het beste invult. Daarnaast kun je leveranciers beoordelen op verschillende onderdelen, zoals: technische oplossingen, samenwerking & communicatie, innoverend vermogen, betrouwbaarheid van de organisatie en ervaring met de gehandicaptenzorg.  

  Werk niet met scores of cijfers, die kunnen het beeld vertekenen. Het gaat juist om het totaalbeeld van de leveranciers en het gesprek daarover. Welke verschillen zien we? Is er een leverancier die eruit springt? Wie is technisch sterk? Wie blinkt uit in service?  Welke partij geeft het meeste vertrouwen? Welke leverancier sluit het beste aan bij de organisatie?  

  Met het bespreken van deze vragen, ontstaat een breed gedragen keuze die past bij de behoeften van de organisatie én de cliënten.  

• 

  Stap 9 - Leg je voorgenomen keuze voor aan je collega's

  De projectgroep informeert de betrokkenen die aanwezig waren bij de leverancierspresentaties over het voorgenomen besluit. Licht de keuze toe en vraag om een reactie van iedereen: zijn er nog vragen of bezwaren? Ga hierover in gesprek als dat nodig is. Komen er belangrijke punten naar voren die eerder niet zijn opgemerkt? Bespreek die dan met de projectgroep. Het kan nodig zijn om de keuze of de uitleg ervan aan te passen.  

  De projectgroep informeert de betrokkenen die aanwezig waren bij de leverancierspresentaties over het voorgenomen besluit. Licht de keuze toe en vraag om een reactie van iedereen: zijn er nog vragen of bezwaren? Ga hierover in gesprek als dat nodig is. Komen er belangrijke punten naar voren die eerder niet zijn opgemerkt? Bespreek die dan met de projectgroep. Het kan nodig zijn om de keuze of de uitleg ervan aan te passen.  

• 

  Stap 10 - Zorg voor een akkoord door de opdrachtgever

  De opdrachtgever moet akkoord gaan met de keuze voor de leverancier. Hiervoor kan een besluit van het managementteam nodig zijn. Geef dan een presentatie, waarin je de keuze toelicht. Maak duidelijk dat er eerst afspraken gemaakt worden voor een kleinschalige ingebruikname of een testfase en nog niet voor grootschalig gebruik van de technologie.   

  Beantwoord samen met de opdrachtgever eventuele vragen, zodat er duidelijkheid is over de keuze en de vervolgstappen. Zorg ervoor dat het besluit breed gedragen wordt binnen het management. Laat tot slot een besluitmemo ondertekenen.  

  De opdrachtgever moet akkoord gaan met de keuze voor de leverancier. Hiervoor kan een besluit van het managementteam nodig zijn. Geef dan een presentatie, waarin je de keuze toelicht. Maak duidelijk dat er eerst afspraken gemaakt worden voor een kleinschalige ingebruikname of een testfase en nog niet voor grootschalig gebruik van de technologie.   

  Beantwoord samen met de opdrachtgever eventuele vragen, zodat er duidelijkheid is over de keuze en de vervolgstappen. Zorg ervoor dat het besluit breed gedragen wordt binnen het management. Laat tot slot een besluitmemo ondertekenen.  

• 

  Stap 11 - Informeer leveranciers over het besluit

  Feliciteer de gekozen leverancier en laat weten dat jullie als projectgroep enthousiast zijn over de voorgenomen samenwerking. Geef aan dat jullie samen verdere afspraken willen maken over de uitwerking, zoals een kleinschalige implementatie of een testperiode. Plan hiervoor een vervolggesprek in.   

  Voor de niet gekozen leveranciers: stuur geen algemene e-mail, maar neem persoonlijk contact op. Bedank ieder voor hun inzet en betrokkenheid. Leg kort en eerlijk uit waarom de keuze op een andere partij is gevallen. Investeer in het onderhouden van een positieve relatie, zodat er ruimte blijft voor toekomstige samenwerking.   

  Feliciteer de gekozen leverancier en laat weten dat jullie als projectgroep enthousiast zijn over de voorgenomen samenwerking. Geef aan dat jullie samen verdere afspraken willen maken over de uitwerking, zoals een kleinschalige implementatie of een testperiode. Plan hiervoor een vervolggesprek in.   

  Voor de niet gekozen leveranciers: stuur geen algemene e-mail, maar neem persoonlijk contact op. Bedank ieder voor hun inzet en betrokkenheid. Leg kort en eerlijk uit waarom de keuze op een andere partij is gevallen. Investeer in het onderhouden van een positieve relatie, zodat er ruimte blijft voor toekomstige samenwerking.   

• 

  Stap 12 - Informeer betrokkenen in je organisatie

  Breng collega’s, cliënten en andere betrokkenen op de hoogte van de keuze voor een leverancier. Laat weten dat de projectgroep deze keuze zorgvuldig heeft gemaakt en nu verder gaat met het uitwerken van afspraken en voorbereiden van de samenwerking. Benadruk dat dit een belangrijke stap is richting een oplossing die past bij de organisatie en de behoeften van cliënten. Goede communicatie houdt de betrokkenheid en het draagvlak sterk.

  Breng collega’s, cliënten en andere betrokkenen op de hoogte van de keuze voor een leverancier. Laat weten dat de projectgroep deze keuze zorgvuldig heeft gemaakt en nu verder gaat met het uitwerken van afspraken en voorbereiden van de samenwerking. Benadruk dat dit een belangrijke stap is richting een oplossing die past bij de organisatie en de behoeften van cliënten. Goede communicatie houdt de betrokkenheid en het draagvlak sterk.