Bijeenkomst organiseren

Stappen

• 

  Stap 1 Voorbereiding – doel en deelnemers

  Bekijk vooraf de twee downloads bij deze methode. Stel samen met je projectteam vast wat je met de bijeenkomst wilt bereiken, wie er bij aanwezig moeten zijn en waarom? Zorg voor voldoende verschillende perspectieven. Spanning en diversiteit zorgen voor rijkere inzichten. Denk ook aan de opdrachtgever.  

   Hou rekening met de volgende tips:  

  • Inclusie is geen bijzaak: plan het vanaf de start in
  • Denk in rollen, niet in hiërarchie: elke deelnemer heeft een unieke bijdrage. 
  • Vertrouw op het proces: in complexe vraagstukken komen niet altijd directe antwoorden, maar wel beweging. 
  • Gebruik de diversiteit: verschillen in perspectief leiden tot rijkere oplossingen.  

  Zo ontstaat een bijeenkomst die niet alleen “afgevinkt” wordt, maar die echt energie, eigenaarschap en concrete vervolgstappen oplevert. Leg je bevindingen vast op het document ‘Voorbereiding bijeenkomst organiseren’. 

  Bekijk vooraf de twee downloads bij deze methode. Stel samen met je projectteam vast wat je met de bijeenkomst wilt bereiken, wie er bij aanwezig moeten zijn en waarom? Zorg voor voldoende verschillende perspectieven. Spanning en diversiteit zorgen voor rijkere inzichten. Denk ook aan de opdrachtgever.  

   Hou rekening met de volgende tips:  

  • Inclusie is geen bijzaak: plan het vanaf de start in
  • Denk in rollen, niet in hiërarchie: elke deelnemer heeft een unieke bijdrage. 
  • Vertrouw op het proces: in complexe vraagstukken komen niet altijd directe antwoorden, maar wel beweging. 
  • Gebruik de diversiteit: verschillen in perspectief leiden tot rijkere oplossingen.  

  Zo ontstaat een bijeenkomst die niet alleen “afgevinkt” wordt, maar die echt energie, eigenaarschap en concrete vervolgstappen oplevert. Leg je bevindingen vast op het document ‘Voorbereiding bijeenkomst organiseren’. 

• 

  Stap 2 Voorbereiding – planning

  Kies een passende locatie, check faciliteiten en beschikbaarheid. Controleer de toegankelijkheid voor al je deelnemers. Denk aan bijvoorbeeld rolstoeltoegankelijkheid, toegankelijkheid voor deelnemers met een visuele en/of auditieve beperking, de behoefte aan een prikkelarme ruimte enzovoorts. Hou er rekening mee dit ook te doen als je jouw bijeenkomst online of hybride organiseert.

  Kies een passende locatie, check faciliteiten en beschikbaarheid. Controleer de toegankelijkheid voor al je deelnemers. Denk aan bijvoorbeeld rolstoeltoegankelijkheid, toegankelijkheid voor deelnemers met een visuele en/of auditieve beperking, de behoefte aan een prikkelarme ruimte enzovoorts. Hou er rekening mee dit ook te doen als je jouw bijeenkomst online of hybride organiseert.

• 

  Stap 3 Voorbereiding – uitnodiging

  Verstuur een 'save-the-date' en/of uitnodiging. Vraag in de uitnodiging aan alle deelnemers of ze nog iets nodig hebben om goed aan de bijeenkomst mee te kunnen doen en die te kunnen voorbereiden. Soms laten cliënten zich begeleiden door een coach van de cliëntenraad of een andere begeleider. Vraag ook hen of er aandachtspunten zijn.  

  Gebruik in de uitnodiging begrijpelijke taal en geef duidelijke informatie over tijd, locatie en doel van de bijeenkomst.  Maak meegestuurde documenten toegankelijk voor screenreaders.  

  Verstuur een 'save-the-date' en/of uitnodiging. Vraag in de uitnodiging aan alle deelnemers of ze nog iets nodig hebben om goed aan de bijeenkomst mee te kunnen doen en die te kunnen voorbereiden. Soms laten cliënten zich begeleiden door een coach van de cliëntenraad of een andere begeleider. Vraag ook hen of er aandachtspunten zijn.  

  Gebruik in de uitnodiging begrijpelijke taal en geef duidelijke informatie over tijd, locatie en doel van de bijeenkomst.  Maak meegestuurde documenten toegankelijk voor screenreaders.  

• 

  Stap 4 Voorbereiding - programma

  Werk het programma uit. Denk daarbij aan de volgende onderdelen:  

  • Een check-in waarmee je tijdens de bijeenkomst veiligheid kunt creëren. Vraag deelnemers naar hun wensen en verwachtingen.  

  • Neem –als dat nodig is- de tijd om kennis te maken. Onderzoek samen met de deelnemers waar jullie voor staan, wat jullie waarden zijn en wat jullie afspraken zijn. Je kan maar één keer een goede eerste indruk maken. 

  • Werkvormen die gelijkwaardigheid stimuleren, zoals een rondje waarin iedereen kort antwoord geeft op dezelfde vraag, in gemengde groepjes samen een poster of schema maken of visuele methoden (collage, tekeningen, symbolen) zodat ook deelnemers die minder verbaal zijn ook goed mee kunnen doen. Kies voor interactieve en laagdrempelige werkvormen (post-its, gezamenlijke visualisaties, stellingen) die hiërarchie doorbreken en bijdragen aan samenwerking. Zorg voor oefeningen de ‘failure’ free zijn: je kán ze niet fout doen.  

  • Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en leg vakjargon uit. Zorg eventueel voor visuele ondersteuning (plaatjes, schema’s).   

  • Denk goed na over hoe je de ruimte indeelt. Wil je dat deelnemers zelf aan de slag gaan en wat heb je daar dan voor nodig? 

  • Zorg voor voldoende pauzes. 

  • Een afsluiting waarin je vraagt naar wat de bijeenkomst heeft opgebracht en eventueel nog openstaande punten verzamelt. 

  • Een check-out waarin je de tijd neemt om gezamenlijk af te sluiten. Vraag deelnemers bijvoorbeeld om de bijeenkomst samen te vatten in één woord of vraag naar hun eerstvolgende actie.  

  Denk na over de eventuele verslaglegging van de bijeenkomst en kies een vorm die bij het doel past. 

  Werk het programma uit. Denk daarbij aan de volgende onderdelen:  

  • Een check-in waarmee je tijdens de bijeenkomst veiligheid kunt creëren. Vraag deelnemers naar hun wensen en verwachtingen.  

  • Neem –als dat nodig is- de tijd om kennis te maken. Onderzoek samen met de deelnemers waar jullie voor staan, wat jullie waarden zijn en wat jullie afspraken zijn. Je kan maar één keer een goede eerste indruk maken. 

  • Werkvormen die gelijkwaardigheid stimuleren, zoals een rondje waarin iedereen kort antwoord geeft op dezelfde vraag, in gemengde groepjes samen een poster of schema maken of visuele methoden (collage, tekeningen, symbolen) zodat ook deelnemers die minder verbaal zijn ook goed mee kunnen doen. Kies voor interactieve en laagdrempelige werkvormen (post-its, gezamenlijke visualisaties, stellingen) die hiërarchie doorbreken en bijdragen aan samenwerking. Zorg voor oefeningen de ‘failure’ free zijn: je kán ze niet fout doen.  

  • Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en leg vakjargon uit. Zorg eventueel voor visuele ondersteuning (plaatjes, schema’s).   

  • Denk goed na over hoe je de ruimte indeelt. Wil je dat deelnemers zelf aan de slag gaan en wat heb je daar dan voor nodig? 

  • Zorg voor voldoende pauzes. 

  • Een afsluiting waarin je vraagt naar wat de bijeenkomst heeft opgebracht en eventueel nog openstaande punten verzamelt. 

  • Een check-out waarin je de tijd neemt om gezamenlijk af te sluiten. Vraag deelnemers bijvoorbeeld om de bijeenkomst samen te vatten in één woord of vraag naar hun eerstvolgende actie.  

  Denk na over de eventuele verslaglegging van de bijeenkomst en kies een vorm die bij het doel past. 

• 

  Stap 5 Voorbereiding – agenda en draaiboek

  Bereid de bijeenkomst praktisch goed voor. Stel een agenda op en deel die samen met alle andere praktische informatie die de deelnemers nodig hebben.  Maak een draaiboek waarin ieders rol goed duidelijk is.   

  Bereid de bijeenkomst praktisch goed voor. Stel een agenda op en deel die samen met alle andere praktische informatie die de deelnemers nodig hebben.  Maak een draaiboek waarin ieders rol goed duidelijk is.   

• 

  Stap 6 - Tijdens de bijeenkomst

  Faciliteer actief tijdens de bijeenkomst. Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en leg vakjargon uit. Wees alert op de energie en veiligheid in de groep: hoe zit iedereen erbij? Bewaak de gelijkwaardige inbreng; benadruk dat ieders inbreng even belangrijk is en dat verschillen waardevol zijn. Controleer tussendoor steeds of het voor alle deelnemers duidelijk is. Zorg ervoor dat iedereen de kans en ruimte heeft om iets in te brengen.   

  Faciliteer actief tijdens de bijeenkomst. Gebruik duidelijke, eenvoudige taal en leg vakjargon uit. Wees alert op de energie en veiligheid in de groep: hoe zit iedereen erbij? Bewaak de gelijkwaardige inbreng; benadruk dat ieders inbreng even belangrijk is en dat verschillen waardevol zijn. Controleer tussendoor steeds of het voor alle deelnemers duidelijk is. Zorg ervoor dat iedereen de kans en ruimte heeft om iets in te brengen.   

• 

  Stap 7 - Aan het eind van de bijeenkomst

  Vat samen: wat nemen we mee, wat zijn de volgende stappen? Zorg dat afspraken in heldere, eenvoudige taal zijn geformuleerd. Check of iedereen begrijpt wat is afgesproken en wat ieders rol daarbij is. Plan desgewenst meteen een vervolgafspraak in.  

  Vat samen: wat nemen we mee, wat zijn de volgende stappen? Zorg dat afspraken in heldere, eenvoudige taal zijn geformuleerd. Check of iedereen begrijpt wat is afgesproken en wat ieders rol daarbij is. Plan desgewenst meteen een vervolgafspraak in.  

• 

  Stap 8 - Na afloop

  Werk afspraken uit en deel verslagen op een toegankelijke manier. Denk aan: geschikt voor screenreader, opgesteld in begrijpelijke taal, video's met ondertitels enzovoorts.

  Werk afspraken uit en deel verslagen op een toegankelijke manier. Denk aan: geschikt voor screenreader, opgesteld in begrijpelijke taal, video's met ondertitels enzovoorts.