Samenwerking opdrachtgever en opdrachtnemer

Stappen

• 

  Stap 1 - Helderheid over opdrachtgever en opdrachtnemer

  De opdrachtgever is de eigenaar van het project. Dit is altijd één persoon en nooit een team.  Ook de opdrachtgever heeft zelf een opdracht: zorgen dat dit project goede resultaten oplevert. Hij hoeft geen inhoudelijke expert te zijn. Daarom vraagt hij een projectleider om het project uit te voeren. Deze projectleider is de opdrachtnemer. 

  De opdrachtgever zorgt dat de projectleider de juiste middelen en bevoegdheden krijgt. 
  Ook helpt hij waar nodig, bijvoorbeeld door af te stemmen met andere projecten of met afdelingen zoals ICT. 

  De opdrachtnemer (projectleider) is verantwoordelijk voor het behalen van het projectresultaat. De projectleider vraagt de middelen en bevoegdheden die hij nodig heeft, en de opdrachtgever geeft deze. De projectleider legt alleen verantwoording af aan de opdrachtgever. 

  De opdrachtgever is de eigenaar van het project. Dit is altijd één persoon en nooit een team.  Ook de opdrachtgever heeft zelf een opdracht: zorgen dat dit project goede resultaten oplevert. Hij hoeft geen inhoudelijke expert te zijn. Daarom vraagt hij een projectleider om het project uit te voeren. Deze projectleider is de opdrachtnemer. 

  De opdrachtgever zorgt dat de projectleider de juiste middelen en bevoegdheden krijgt. 
  Ook helpt hij waar nodig, bijvoorbeeld door af te stemmen met andere projecten of met afdelingen zoals ICT. 

  De opdrachtnemer (projectleider) is verantwoordelijk voor het behalen van het projectresultaat. De projectleider vraagt de middelen en bevoegdheden die hij nodig heeft, en de opdrachtgever geeft deze. De projectleider legt alleen verantwoording af aan de opdrachtgever. 

• 

  Stap 2 - Maak SMART afspraken bij de start van het project

  De opdracht van de opdrachtgever moet altijd duidelijk zijn voor de opdrachtnemer, ook in relatie tot de doelen van de organisatie. De opdrachtnemer moet begrijpen wat het doel is en waarom dat belangrijk is. 

  Daarom is het belangrijk om bij de start duidelijke afspraken te maken over de samenwerking. Samen bespreek je verwachtingen. Hoe je dat doet, hangt af van hoe het project is ontstaan.  

  Als je als projectleider een opdracht hebt gekregen, leg dan in ieder geval het volgende vast: 

  • De vraag van de opdrachtgever. 

  • Het te behalen resultaat en de aanpak, inclusief een tijdspad. 

  • Hoe jullie samenwerken: hoe vaak je overlegt en wat je van elkaar verwacht. 

  • Welke middelen en bevoegdheden de opdrachtgever geeft aan de opdrachtnemer.

  Formuleer dit SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanwijsbaar, Realistisch en Tijdgebonden.  

  Soms ontstaat een idee vanuit de werkvloer en krijg je van je manager toestemming om dit uit te werken. Dan begin je met een eenvoudig projectplan op één pagina. 

  Als het project start, werk je het resultaat uit in activiteiten en een tijdspad. Hiervoor kun je de project- en activiteitenplanning gebruiken. Zo kun je samen steeds bespreken of het project loopt zoals verwacht, of dat er aanpassingen nodig zijn. 

  Plan genoeg overlegmomenten in, zodat de opdrachtgever op tijd kan bijsturen. Leg naast de projectinhoud ook de samenwerkingsafspraken vast. Spreek af dat je regelmatig evalueert hoe de samenwerking gaat en of rollen en taken duidelijk zijn. Zo werk je samen vanuit ieders verantwoordelijkheid aan een goed projectresultaat.

  De opdracht van de opdrachtgever moet altijd duidelijk zijn voor de opdrachtnemer, ook in relatie tot de doelen van de organisatie. De opdrachtnemer moet begrijpen wat het doel is en waarom dat belangrijk is. 

  Daarom is het belangrijk om bij de start duidelijke afspraken te maken over de samenwerking. Samen bespreek je verwachtingen. Hoe je dat doet, hangt af van hoe het project is ontstaan.  

  Als je als projectleider een opdracht hebt gekregen, leg dan in ieder geval het volgende vast: 

  • De vraag van de opdrachtgever. 

  • Het te behalen resultaat en de aanpak, inclusief een tijdspad. 

  • Hoe jullie samenwerken: hoe vaak je overlegt en wat je van elkaar verwacht. 

  • Welke middelen en bevoegdheden de opdrachtgever geeft aan de opdrachtnemer.

  Formuleer dit SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel/Aanwijsbaar, Realistisch en Tijdgebonden.  

  Soms ontstaat een idee vanuit de werkvloer en krijg je van je manager toestemming om dit uit te werken. Dan begin je met een eenvoudig projectplan op één pagina. 

  Als het project start, werk je het resultaat uit in activiteiten en een tijdspad. Hiervoor kun je de project- en activiteitenplanning gebruiken. Zo kun je samen steeds bespreken of het project loopt zoals verwacht, of dat er aanpassingen nodig zijn. 

  Plan genoeg overlegmomenten in, zodat de opdrachtgever op tijd kan bijsturen. Leg naast de projectinhoud ook de samenwerkingsafspraken vast. Spreek af dat je regelmatig evalueert hoe de samenwerking gaat en of rollen en taken duidelijk zijn. Zo werk je samen vanuit ieders verantwoordelijkheid aan een goed projectresultaat.

• 

  Stap 3 - Maatwerk

  Er bestaat geen standaardaanpak voor de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het is altijd maatwerk dat past bij het project en bij de mensen die eraan werken. Het doel staat daarbij centraal. 

  Het gaat niet alleen om formele rollen, maar ook om de samenwerking en de relatie tussen twee mensen. Deze samenwerking staat nooit los van andere activiteiten in de organisatie. 

  Er bestaat geen standaardaanpak voor de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het is altijd maatwerk dat past bij het project en bij de mensen die eraan werken. Het doel staat daarbij centraal. 

  Het gaat niet alleen om formele rollen, maar ook om de samenwerking en de relatie tussen twee mensen. Deze samenwerking staat nooit los van andere activiteiten in de organisatie.