Samenwerkingsovereenkomst en contracteren leverancier

Stappen bij kleinschalige ingebruikname

• 

  Stap 1 - Verzamel bestaande informatie

  Gebruik het ingevulde werkdocument Verdiepende vragen leverancier uit de methode Leverancierskeuze. Vul het document vragen voor de eerste afspraken aan met vragen die je verder nog hebt. Dit vormt een goede basis om het gesprek over samenwerking en contractering aan te gaan.  

  Gebruik het ingevulde werkdocument Verdiepende vragen leverancier uit de methode Leverancierskeuze. Vul het document vragen voor de eerste afspraken aan met vragen die je verder nog hebt. Dit vormt een goede basis om het gesprek over samenwerking en contractering aan te gaan.  

• 

  Stap 2 - Vraag standaardcontract op

  Jullie organisatie én de leverancier hebben vaak standaardcontracten. Vraag deze op bij de inkoopafdeling, zodat je weet welke voorwaarden gelden en waar je op moet letten bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. 

  Jullie organisatie én de leverancier hebben vaak standaardcontracten. Vraag deze op bij de inkoopafdeling, zodat je weet welke voorwaarden gelden en waar je op moet letten bij het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst. 

• 

  Stap 3 - Bereid het gesprek met de leverancier voor

  Overleg met je inkoper, opdrachtgever en ICT-manager en stem eisen, wensen en aandachtspunten af. Gebruik hierbij als gespreksleidraad je aangepaste vragenlijst voor eerste afspraken met de leverancier. Bij kleinschalige ingebruikname sluit je altijd een tijdelijke overeenkomst. Spreek met elkaar af voor welke periode je een contract aangaat. 

  Overleg met je inkoper, opdrachtgever en ICT-manager en stem eisen, wensen en aandachtspunten af. Gebruik hierbij als gespreksleidraad je aangepaste vragenlijst voor eerste afspraken met de leverancier. Bij kleinschalige ingebruikname sluit je altijd een tijdelijke overeenkomst. Spreek met elkaar af voor welke periode je een contract aangaat. 

• 

  Stap 4 - Ga in gesprek met de leverancier

  Bespreek onderwerpen zoals: 

  • de duur van de overeenkomst 
  • kosten en prijzen 
  • logistiek en leveringsafspraken 
  • dataverwerking 
  • kwaliteit en service (SLA) 
  • randvoorwaarden voor jullie organisatie 
  • communicatiestructuur 
  • duurzaam en verantwoord ondernemen 

  Bespreek onderwerpen zoals: 

  • de duur van de overeenkomst 
  • kosten en prijzen 
  • logistiek en leveringsafspraken 
  • dataverwerking 
  • kwaliteit en service (SLA) 
  • randvoorwaarden voor jullie organisatie 
  • communicatiestructuur 
  • duurzaam en verantwoord ondernemen 
• 

  Stap 5 - Leg afspraken vast

  Laat je inkoper de afspraken schriftelijk vastleggen in de samenwerkingsovereenkomst, inclusief bijlagen zoals algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst en SLA/XLA. Die heeft hiervoor de juiste expertise.   

  Controleer de concept-overeenkomst met de opdrachtgever en het projectteam. Zo voorkom je misverstanden voordat deze  formeel wordt ondertekend. Meer informatie vind je in het document ‘Bijlagen bij de eerste samenwerkingsovereenkomst’. 

  Laat je inkoper de afspraken schriftelijk vastleggen in de samenwerkingsovereenkomst, inclusief bijlagen zoals algemene voorwaarden, verwerkersovereenkomst en SLA/XLA. Die heeft hiervoor de juiste expertise.   

  Controleer de concept-overeenkomst met de opdrachtgever en het projectteam. Zo voorkom je misverstanden voordat deze  formeel wordt ondertekend. Meer informatie vind je in het document ‘Bijlagen bij de eerste samenwerkingsovereenkomst’.